Privacyverklaring

Wie zijn we

Easyboeken is een online boekhouddienst. Easyboeken is de handelsnaam van een eenmanszaak, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42090505, met btw-identificatienummer NL005487908B40. We werken volledig online. Je bereikt ons via info@easyboeken.nl of telefonisch/via WhatsApp op 06 44 64 10 80. Voor de gegevens die we van jou of jouw onderneming verwerken zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).

Voor zover wij namens jou facturen, bonnen of klantgegevens verwerken in onze software treden wij ook op als verwerker. Daarvoor sluit je een verwerkersovereenkomst met ons; die zit standaard in onze algemene voorwaarden.

Welke gegevens we verwerken

Hieronder zie je per categorie welke gegevens we verzamelen, waarvoor we ze gebruiken en hoe lang we ze bewaren. We verzamelen niet meer dan strikt nodig om je administratie te doen.

We verwerken in principe geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid, religie of politieke voorkeur). Stuur deze ook niet ongevraagd in een bon of factuur op; mocht het toch gebeuren, dan verwijderen we het zo snel mogelijk.

Waarom & op welke grondslag

Op grond van de AVG mogen we persoonsgegevens alleen verwerken met een geldige grondslag. We gebruiken er vier:

• Uitvoering van een overeenkomst. Het grootste deel — boekhouding doen, factureren, support leveren — is nodig om de afspraak met jou na te komen.
• Wettelijke verplichting. De Belastingdienst verplicht ons bepaalde administratieve gegevens 7 jaar te bewaren (art. 52 AWR).
• Gerechtvaardigd belang. Bijvoorbeeld om fraude te voorkomen, onze app veilig te houden of geanonimiseerde statistieken op te bouwen. We wegen jouw belang daarbij steeds mee.
• Toestemming. Alleen voor optionele zaken zoals onze nieuwsbrief of niet-functionele cookies. Toestemming kun je altijd weer intrekken.

WhatsApp & AI-agent

Easyboeken biedt een AI-assistent die via WhatsApp met jou communiceert. We willen daar transparant over zijn omdat het iets bijzonders is.

wat we doen

• Je berichten en bijlages worden door een Large Language Model verwerkt om jouw vraag te begrijpen en een antwoord te formuleren.
• De AI heeft alleen toegang tot jouw eigen administratie — nooit tot die van andere klanten.
• Bij twijfel of bij vragen met financiële impact wordt het bericht doorgezet naar een mens: je eigen boekhouder.

wat we niet doen

• We gebruiken jouw berichten of facturen niet om publieke AI-modellen te trainen. Onze AI-leveranciers (zie hieronder) verwerken via hun zakelijke API's, die jouw data niet voor modeltraining gebruiken.
• We delen jouw inhoud niet met WhatsApp / Meta voor advertentiedoeleinden.

Houd er rekening mee dat WhatsApp zelf metadata (afzender, tijd, telefoonnummer) verwerkt onder hun eigen privacybeleid. Wil je liever niet via WhatsApp communiceren? E-mail werkt net zo goed.

Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet. Wel werken we samen met een aantal zorgvuldig geselecteerde partners die ons helpen de dienst te leveren. Met al deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst en hebben we de nodige beveiligingsmaatregelen vastgelegd.

Doorgifte buiten de EU vindt alleen plaats voor leveranciers waarbij dat onvermijdelijk is, en dan altijd op basis van de modelcontracten van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) plus aanvullende technische maatregelen.

Hoe lang we bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De belangrijkste termijnen:

• Boekhoudkundige gegevens — 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht, art. 52 AWR).
• Accountgegevens — duur van het abonnement plus 7 jaar voor zover ze onderdeel zijn van je administratie; anders 6 maanden na opzegging.
• Supportcommunicatie — 5 jaar, zodat we kunnen terugvinden wat we eerder hebben afgesproken.
• Gebruiksgegevens & logs — 14 maanden, daarna automatisch verwijderd.
• Marketing — totdat je je uitschrijft, plus 30 dagen voor onze suppressielijst.

Na verloop van deze termijnen worden gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd. Wil je eerder verwijderd worden? Lees dan jouw rechten verderop.

Beveiliging

We doen er alles aan om jouw gegevens te beschermen. Onder andere:

• Versleuteling. Al het verkeer — website, WhatsApp, e-mail — loopt over versleutelde verbindingen.
• Gecertificeerde leveranciers. Je administratie staat in Moneybird: ISO 27001-gecertificeerd, versleutelde opslag en dagelijkse back-ups.
• Toegangscontrole. Eén boekhouder, geen wisselend team: alleen je eigen boekhouder kan bij je administratie, altijd met tweestapsverificatie.
• Strikte scheiding per klant. Eefje werkt voor elke klant met een eigen, afgeschermde toegangssleutel die alléén bij jouw administratie kan — andermans cijfers opvragen is technisch onmogelijk.

Mocht er ondanks alle maatregelen toch iets misgaan en dat een datalek opleveren, dan melden wij dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens en — als er een hoog risico voor jou bestaat — ook aan jou persoonlijk.

Cookies & tracking

Onze website gebruikt zo min mogelijk cookies. We onderscheiden drie soorten:

• Functioneel. Strikt nodig om de site en de app te laten werken (sessie, taal, security). Plaatsen we altijd, zonder toestemming.
• Analytisch. We gebruiken Simple Analytics — een privacyvriendelijke, Nederlandse en EU-gehoste analyticstool zonder cookies en zonder persoonsgegevens.
• Marketing. Plaatsen we alleen na expliciete toestemming via onze cookiebanner. Je kunt je voorkeur altijd wijzigen via cookie-instellingen.

Jouw rechten

Jij bepaalt wat er met jouw gegevens gebeurt. Onder de AVG heb je de volgende rechten — en wij gebruiken nooit tegen je dat je ze inzet.

We reageren binnen één maand op je verzoek (bij complexe verzoeken kunnen we deze termijn met twee maanden verlengen — dan laten we dat op tijd weten). Verzoeken zijn gratis, tenzij ze duidelijk onredelijk of buitensporig zijn.

Klacht indienen

Heb je een klacht over hoe wij met je gegevens omgaan? Mail dan eerst naar privacy@easyboeken.nl — we komen er liever samen uit. Lukt dat niet, dan kun je altijd een klacht indienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
autoriteitpersoonsgegevens.nl

Wijzigingen

We werken deze verklaring bij wanneer onze dienst of de regelgeving daarom vraagt. Bij materiële wijzigingen sturen we je vooraf een mail, minimaal 30 dagen voordat de wijziging ingaat.

• v 1.0 — 11 juli 2026 — Eerste versie.

Contact & FG

We hebben (op grond van onze omvang) geen verplichte Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Privacyzaken behandelt Artur Kazibajevs — oprichter en je boekhouder — persoonlijk.